JAKARTA. Keberhasilan sebuah acara resmi sering kali ditentukan oleh seberapa baik protokol yang diterapkan. Dalam Rapat Koordinasi Nasional DPP LDII di Jakarta, Minggu (22/9), Ketua DPP LDII, Rulli Kuswahyudi, menekankan pentingnya keprotokolan sebagai elemen utama dalam menjaga kehormatan dan citra organisasi. Menurut Rulli, keprotokolan bukan hanya serangkaian aturan formalitas, melainkan wajah yang mencerminkan profesionalisme organisasi, terutama saat berurusan dengan acara kenegaraan atau resmi.
"Keprotokolan mencakup Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai wujud penghormatan terhadap jabatan dan kedudukan seseorang dalam negara, pemerintahan, maupun masyarakat," ujar Rulli dalam sesinya. Dengan pengaturan yang tepat, suatu acara bisa berjalan lancar, menciptakan kenyamanan bagi para tamu undangan serta kebanggaan bagi penyelenggara.
Bagi Rulli, setiap acara yang digelar oleh LDII harus dipandang sebagai representasi organisasi di mata publik. Tidak hanya sekadar seremonial, setiap elemen dalam acara resmi, mulai dari penyambutan tamu hingga pengaturan kursi, harus dikelola dengan sangat baik. “Dengan profesionalisme dalam pelaksanaan acara, kegiatan tersebut bisa menjadi kebanggaan bagi warga LDII dan memberikan rasa nyaman bagi tamu undangan,” jelas Rulli.
Hal ini terlihat dari bagaimana surat menyurat hingga urutan penempatan pejabat dalam acara harus diperhatikan dengan cermat. Pengiriman undangan misalnya, harus jelas dan tepat sasaran. Rulli menekankan pentingnya koordinasi antara berbagai pihak dalam memastikan undangan sampai dan diterima dengan baik oleh tamu yang diharapkan.
Keprotokolan tidak hanya soal aturan formal, tapi juga menyangkut penghormatan terhadap jabatan dan posisi seseorang. Rulli mengingatkan pentingnya menempatkan pejabat sesuai dengan urutan kedudukan mereka. “Urutan pejabat sesuai tata letak tempat sangat penting, jangan sampai terjadi kesalahan dalam penempatan kursi. Ini merupakan bagian dari rasa hormat yang harus diperhatikan oleh panitia,” tegasnya.
Bahkan dalam penyambutan tamu, posisi penerima tamu juga harus diperhatikan. “Pejabat tertinggi harus berada di posisi yang strategis untuk menyambut tamu penting, dan dalam pelepasan, pejabat utama harus menjadi yang terakhir menjabat tangan tamu.”
Selain menjaga protokol yang kaku, Rulli juga menekankan pentingnya keseimbangan dalam urutan acara. “Jangan sampai ada ‘matahari kembar’, artinya tidak semua pejabat harus memberikan sambutan dalam satu acara. Ini untuk menjaga agar acara tetap padat, fokus, dan tidak bertele-tele,” jelasnya. Panitia harus memastikan bahwa acara tidak berjalan lambat atau berulang-ulang, dan urutan kegiatan harus mengikuti tata acara yang sudah disusun dengan matang.
Pemasangan bendera juga menjadi perhatian penting, di mana bendera negara harus ditempatkan di sisi kanan mimbar, sedangkan bendera LDII berada di sisi kiri. Seluruh rangkaian acara pun harus dimulai dengan pembacaan Al Quran dan diikuti dengan lagu nasional, menunjukkan keseimbangan antara spiritualitas dan formalitas.
Koordinasi antara Master of Ceremony (MC), Floor Director (FD), dan petugas lainnya sangat penting. “MC harus mengetahui daftar pejabat yang hadir, termasuk gelar lengkap mereka, dan memastikan tidak ada kesalahan dalam penyebutan nama,” kata Rulli. Ia juga mengingatkan pentingnya cue-card untuk MC agar acara berjalan lancar tanpa kesalahan teknis, serta memastikan konsumsi sudah siap sebelum acara dimulai untuk menghindari gangguan.
Keprotokolan, menurut Rulli, tidak hanya soal tata cara dan aturan, melainkan juga tentang memastikan tamu merasa dihormati dan nyaman selama berlangsungnya acara. Dengan keprotokolan yang baik, LDII dapat menunjukkan citra profesionalisme yang tidak hanya dibanggakan oleh anggotanya, tetapi juga dihormati oleh tamu dan masyarakat luas.