GRESIK — Dalam upaya memperkuat sistem administrasi dan menjaga akuntabilitas lembaga, Wakil Sekretaris DPD LDII Kabupaten Gresik, Imam Masyar, S.H., M.Kn., menghadiri agenda Pembinaan Tata Kelola Arsip bagi Organisasi Kemasyarakatan (Ormas). Kegiatan yang diinisiasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik ini berlangsung pada Kamis (3/9/2026) di Ruang Rapat Preservasi, Jalan Jaksa Agung Suprapto No. 20, Gresik.
Langkah ini merupakan bagian dari strategi penguatan kapasitas organisasi dalam mendokumentasikan setiap derap langkah pengabdian secara profesional. Pengelolaan arsip yang mumpuni bukan sekadar urusan tumpukan kertas, melainkan fondasi penting bagi sebuah organisasi untuk menjaga memori kolektif dan menjamin keberlanjutan administratif.
Urgensi Ketertiban Administrasi dalam Keberlanjutan Organisasi
Pembinaan kearsipan ini secara khusus dirancang untuk meningkatkan standar pemahaman pengurus organisasi kemasyarakatan di wilayah Gresik. Kerapian dokumen sering kali menjadi cermin profesionalitas sebuah lembaga dalam menjalankan roda organisasinya. Dalam pertemuan tersebut, peserta ditekankan untuk memiliki kompetensi dalam mengelola arus dokumen masuk dan keluar secara sistematis.
Setiap entitas organisasi yang diundang diwajibkan menugaskan representasi dari unsur pengurus atau anggota yang membidangi urusan administrasi. Hal ini bertujuan agar ilmu kearsipan yang didapatkan dapat langsung diimplementasikan dalam struktur internal masing-masing Ormas.
"Pembinaan ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pemahaman serta ketertiban organisasi kemasyarakatan dalam pengelolaan arsip," ujar salah satu narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik saat menjelaskan latar belakang kegiatan tersebut.
Pengelolaan arsip yang terstruktur dinilai sangat vital. Selain mendukung tertib administrasi, sistem kearsipan yang baik akan memudahkan proses pencarian dokumen sewaktu-waktu dibutuhkan, serta menjaga aspek transparansi dan akuntabilitas di hadapan publik maupun pemangku kepentingan.
Komitmen DPD LDII Gresik dalam Pengelolaan Dokumen secara Sistematis
Partisipasi Imam Masyar sebagai perwakilan DPD LDII Kabupaten Gresik menegaskan keseriusan organisasi dalam mengadopsi regulasi tata kelola terbaru yang ditetapkan pemerintah. LDII menyadari bahwa arsip merupakan aset organisasi yang sangat berharga, terutama sebagai bukti historis dan dasar pengambilan keputusan di masa depan.
Selama pembinaan berlangsung, fokus utama diarahkan pada metode preservasi dokumen dan teknik pengarsipan yang memudahkan aksesibilitas namun tetap terjaga keamanannya. Kehadiran wakil dari LDII ini menjadi momentum untuk menyelaraskan pola administrasi organisasi dengan standar baku kearsipan daerah.
"Melalui keikutsertaan dalam kegiatan ini, DPD LDII Kabupaten Gresik menunjukkan komitmennya untuk terus meningkatkan kualitas administrasi dan tata kelola organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku," tulis tim teknis dalam laporan kegiatan tersebut.
Dengan tata kelola kearsipan yang lebih rapi, diharapkan LDII Gresik mampu mempertahankan integritas data dan mempermudah pelaporan aktivitas organisasi secara berkala. Inisiatif ini juga diharapkan mampu menjadi inspirasi bagi organisasi lain untuk mulai memandang serius fungsi arsip sebagai bagian dari tata kelola organisasi modern yang bersih dan transparan.
📖 Glosarium Istilah
- Tata Kelola Arsip: Proses pengaturan, pengendalian, dan penyimpanan rekaman informasi organisasi agar mudah ditemukan dan terjaga integritasnya.
- Akuntabilitas: Kewajiban organisasi untuk memberikan pertanggungjawaban atas segala aktivitas dan keputusan yang telah diambil.
- Ormas (Organisasi Kemasyarakatan): Organisasi yang didirikan secara sukarela oleh masyarakat berdasarkan kesamaan aspirasi dan tujuan untuk berpartisipasi dalam pembangunan.
- Preservasi: Tindakan pelestarian dokumen agar tidak rusak secara fisik maupun informasinya akibat faktor waktu atau lingkungan.
Baca juga artikel menarik lainnya di situs kami.